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“减员增效”,我们这样做!——访老挝金穗农业有限公司财务部经理陈大勇
 
“减员增效”,我们这样做!——访老挝金穗农业有限公司财务部经理陈大勇
【编者按】2017年,老挝金穗公司给集团母公司交出一份满意的答卷,而在老挝公司掀起的一系列改革取得的良好效果更是让各位金穗人刮目相看、赞叹不已。本期金穗人访谈走进老挝公司财务部经理陈大勇,一起聆听由他引导的财务部内部改革,“减员增效”的具体做法。
        1 小编:陈经理您好,是什么样的机缘巧合让您加入老挝金穗公司的?
       陈大勇:我是2017年2月28日正式到集团母公司报道,3月15日到老挝金穗公司上岗。我也是通过网上猎头公司的牵线搭桥才进入金穗大家庭的。
        2 小编:在加入金穗大家庭之前,您主要从事什么内容的工作呢?
       陈大勇:我一直都是财务类型的工作,1998年大学毕业后在南宁市供销社下属企业工作,一干就是14年。随后又先后进入广西巨东种养集团巨东食品公司、广西百家农业科技有限公司、广西创健食品原料有限公司等公司历练。
        3 小编:加入老挝金穗后是什么触动您要推进财务管理的改革?
       陈大勇:加入老挝金穗后,随着对公司业务的逐步熟悉再结合之前的工作经验,我对财务部的工作进行梳理,大致梳理出以下七个问题:一是,老挝金穗公司分成两个财务核算和支付中心,分别是老挝总部和关口,这就造成财务人员的编制过大和管理的复杂化;二是,内部核算过于细化,造成人员工作效率不高;三是,财务部对于各部门的要求过于复杂,浪费了很多不必要的人力成本;四是,财务专业的财务人员不多且不能集中使用,而非财务专业的财务人员专业素质有待提高。同时财务人员普遍较年轻且经验欠缺,发现问题和解决问题的能力不足;五是,在财务的实际工作只强调管理,忽视对职能部门的服务功能;六是,在整个团队建设中只强调分工,合作的意识淡薄,导致工作不能按时完成,就相互推诿扯皮;七是,在KIP绩效管理中工作的量化和时效性未能严格执行。
        4 小编:看来您对老挝金穗公司财务部的问题梳理得很透彻,那您又是如何针对这些问题推进改革的?主要有哪些内容呢?
        陈大勇:针对存在问题我们从财务部做了以下一些改进和措施:
       一是,把关口核算业务和支付业务收回老挝总部,关口办事处其他的业务由相关业务部门接手。通过此项工作的调整后关口财务编制减少了4人,在下一阶段财务部还将减少优化1-2人的编制。
在财务核算方面特别是销售核算得到了加强,销售的大多数数据可以直接取得,取消单据几轮传递减少了流程提高了效率,同时也简化了管理流程,财务人员的管理和工作内容有所提升。而关口的支付业务收回总部后,也减少了不必要的流程,降低了资金使用和管理的风险,使得有限的资金能在总部统筹安排,极大地优化了资金的使用率。同时,对财务人员的工作进行了再次分工,改变了主管级以上人员只做审核不做具体业务的现象,提高了人员的使用效能。
       二是,汇总部分业务,减少复杂表格制作,从而减少每月的凭证量,在保证核算准确的基础上,减少财务人员的核算工作量。
       通过2017年3月和11月凭证量的统计分析,通过汇总做账后每月的凭证量减少了39.58%,有效的降低了财务人员在低端核算中的工作量,有更多时间和精力做好数据的分析工作,服务于其他部门和公司领导决策。
       三是,与各部门一起优化业务流程和填制的表格,使之简单明了,在不增加或减少原有工作量的前提下,财务部能有效的取得必要的数据,而其他部门又能减少人力成本。如:费用审核专人、审核标准唯一,这样可以减少由于标准不一,让报销人员工作多次反复,浪费时间。又如:分场物资实行费用化后,财务核算工作减少分场的出库环节,这样财务、分场统计员、场长的工作量也随之减少了很多。
       四是,年初财务人员中非财务专业人员占将近一半,由于专业知识欠缺,在日常工作中发现问题和处理问题的能力较差,人员使用的效率低下从而增加了人力成本,现在非财务专业人员已逐步调整到别的部门岗位。同时,针对财务人员普遍年轻没有太多工作经历,处理问题、分析问题和解决问题能力不足的问题,财务部加强了“传、帮、带”工作,提出“财务经理要培养一名合格的财务经理,财务主管要培养一名合格的财务主管”的要求,有针对性在财务例会中进行培训,提高财务人员的专业素质和职业操守,同时在日常工作中分好“AB”岗相互学习、互相帮助,确保财务人员在请探亲假时各岗位的工作不受影响。
       五是,财务工作是建立在生产工作上的,在工作中应更多的倾听生产和其他部门的具体需求,从而改进工作服务好各部门,在不违背财务管理的原则上减少不必要的流程,并做好财务数据分析及时提供给领导和各部门,从财务数据上指导和改进工作。
       六是,加强团队意识,工作中有“分工”但更强调“合作”,没有合作的团队是没有战斗力和执行力的,打破小团体提倡部门荣誉和团队意识杜绝推诿扯皮现象。如:在KPI绩效考核中全员考核报表明确时效性后,从原来每月25日(有时隔月)出具上月报表做到每月15日出具,再到现在做到每月5日按时出具上月报表,这就是团队合作的结果。
       七是,我们在使用KPI绩效工具管理中,如果未能严格按照指标的量化和时效性考核,最终造成的现象就是走过场、养懒人和庸人,对部门和公司都是损失,也是对公司和工作的极大不负责任。财务部对工作不完成是没有任何借口的,对工作没有人情可讲,如:对不能按KPI绩效完成工作的一位财务主管,连续3个月工作不按时完成,那么3个月就没有绩效,从而根本性的改变了部门中工作推脱和滥竽充数的现象,提高了部门工作执行力,现在对于各部门提出的挑装工结算、承包户结算、承包户生活费发放、管理人员奖金计算等等都能按时按量完成。
        5 小编:针对存在的问题提出改革的办法及取得的成效都是清晰可见的,那么请问您推进财务部改革最初设想的目的是怎么样?
       陈大勇:首先老挝金穗公司从大方向上提出的目标是“减员提薪增效”,作为财务部的负责人,我的理解是“增效”,“减员”和“提薪”是措施,“增效”包括了增加公司的效益,同时也包含了员工提高工作效率的含义,有句话说得好“时间是生命,效率是金钱”,不要让公司的工作停留在自己身上,如果因为自己的原因而浪费公司的时间成本,也就是对公司的“犯罪”,同时每个员工做工作必须有效率,才能为公司带来效益,才真正体现一位员工的价值。简单地说就是公司给了你工资报酬,而你又能为公司带来什么,这是我们每一位员工都应该思考的问题,这也是我们推进改革需要思考的问题。
        6 小编:从以上梳理的内容来看,我们的改革至少涉及7大方面的内容?那这些改革在过程有遇到什么困难吗?
       陈大勇:其实最大的困难是对原有习惯的改变,改变是最难的东西。针对一些难点问题我们也做了一些工作:比如,在合并关口业务时,对人员编制减少是否能按时完成工作上大家都表示怀疑,对从关口进入老挝工作不少员工不支持甚至提出离职,对此,针对财务核心人员我们主动沟通,解释公司相关决策最终达成共识,不是财务核心人员的我们则给予离职减少编制。
      又比如:针对部门内有少数人工作差错不断、布置工作不完成还每月领着高薪,工作一个“拖”字,不完成看你怎么办,“拖”到后面再换人来做,这样的人在部门起到了很坏的作用,对待这样的“懒人”、“庸人”我们也必须采取手段,绩效考核不留情面,绩效成绩连续不及格的坚决予以劝退。我就举这两个例子吧,工作中的困难是很多的,关键是找方法解决,只要有责任心带着问题找方法,困难总能克服,最重要的是公司找我们来是解决问题的,很感激公司高层给予了最大的支持和信任。
       7 小编:从刚才谈到的问题来看,有不少问题涉及到我们财务内部人员的沟通上,对于这一块我们也想了解下您沟通的法宝。因为我们在日常提出新做法、新措施时,遇到反对声音最大的往往是部门内部的基础员工,甚至还没有做就先反对,针对这些您又是怎么样做沟通的?
       陈大勇:首先,现在留下来的财务人员从原来的不理解、不相信和观望的态度,到现在以能留在财务部为荣,能和这个团队前进为荣,这本身也是一个选拔和淘汰的过程。其次,平时的工作中对核心财务人员进行必要的谈心,着重对其加强公司效益意识、原则意识、团队意识的思想灌输,对于业务能力差的注重“传、帮、带”的工作,让其找到前进的动力,所以说团队意识培养和形成是强化部推动改革的关键。
        8 小编:能否再跟我们分享下财务部改革前和改革后的变化?
       陈大勇:一是,部门日常工作能按时完成,5日前出具上月报表。二是,各部门提出的要求都能配合完成,特别是采收高峰期每天都能给予人员的支持。三是,公司领导布置的各项工作都能按时按量完成。一句话总结就是:人员减少了,工作效率提高了,执行力提高了。
        9 小编:能否分享下您下一步的工作计划?
       陈大勇:一是,继续优化部门人员调整,按照公司提出的“减员提薪增效”的要求,可再减少1-2人财务人员编制,提高工作效率的同时逐步提高财务人员的薪酬待遇。
       二是,继续优化核算工作,有效减少凭证量,只有把基础的凭证量减少才能真正有效减少财务工作量,提高核算质量。
       三是,继续优化审核流程,减少隐性管理成本,提高管理效能和水平。
       四是,把控好内控控制,坚持财务原则严格执行公司各项规章制度。
       五是,做好财务分析,要求主管以上人员每月都应做好本职的财务数据分析。
       六是,加强团队建设,提高工作执行力;注重加强财务人员的职业道德和专业素质的培训。
       10  小编:接下来是我们本期访谈的最后一个问题,请您谈谈您的金穗印象,或者说金穗吸引您的地方?
       陈大勇:吸引我,让我坚持留在金穗有三点,一是,集团高层和公司高层对我工作信任、理解与支持,还有现在和我一起努力工作的团队和同事。二是,我与集团和老挝公司目标一致,价值观一致。三是,我的工作让我觉得体现了我的价值。(编辑/王艺彬)